注意喚起オプションとは？目的と各サービスをご紹介します
回答
概要
2019年4月から始まった「働き方改革」。その一環として労働基準法が法改正され、企業は従業員の働き方に法令違反がないか適切管理を求められています。
しかし多様な働き方が可能になるにつれ、従業員の勤怠管理はさらに煩雑化しています。
今回はより適切な勤怠管理と、管理作業の効率化にお役立ちできるサービスとして「注意喚起オプション」をご紹介させていただきます。
目次
１．注意喚起オプションとは
「注意喚起オプション」は主に、36協定を元にした残業時間の管理や、企業の定めたルールに沿ったアラートを発信できるサービスです。
注意喚起オプションは「36協定チェック」と「勤怠アラート」の2機能がございます。どちらの機能も共通して、設定した条件に該当した場合に、管理者画面で対象者を確認することができます。さらにメール設定を行うことで、管理者や対象従業員にメールで注意喚起を促すことも可能です。
それでは、「36協定チェック」と「勤怠アラート」について詳しく見ていきましょう。
２．36協定チェック機能
36協定チェック機能には、「36協定チェック一覧」「平均残業時間チェック一覧」の2つの機能が含まれます。
‐36協定チェック一覧‐
「36協定チェック一覧」は1か月単位・1年単位で残業時間の基準値を設け、管理者画面から各従業員の残業時間をチェックする機能です。また従業員画面からも自身の残業時間をチェックすることが可能です。
チェックの元となる基準値は、管理者画面の【設定＞運用マスタ＞36協定チェック】で設定します。ここで指定された項目を毎月積み上げチェックします。
図１ 36協定チェック設定画面
チェック確認は、管理者画面の【勤怠管理＞36協定チェック一覧】と従業員画面から行います。その際基準値の超過レベルによって背景色が変わり、配色は水色⇒青⇒ピンク⇒赤、100時間越えは黒で表示されます。また設定した期間内における特定残業時間の超過回数や、1か月の平均残業時間をもとにした年度内の累計残業時間の予測値も表示されます。
図２ 背景色
図３ 36協定チェック一覧（管理者画面）
図４ 36協定チェック（従業員画面）
‐平均残業時間チェック一覧‐
「平均残業チェック一覧」は、指定した基準月度から過去２～６ヵ月の時間外労働の平均値を確認する機能です。
チェックの元となる残業時間は、管理者画面の【設定＞運用マスタ＞36協定チェック】にある「特別条項・残業時間項目」にて指定します。ここで指定された項目を毎月積み上げ、平均残業時間を算出します。
図５ 平均残業時間チェック設定画面
チェック確認は、管理者画面の【勤怠管理＞平均残業時間チェック一覧】から行います。その際超過レベルによって背景色が変わります。配色は平均70時間超過時にピンク⇒80時間超過時に赤で表示されます。
図６ 背景色
図７ 平均残業時間チェック一覧
「36協定チェック一覧」も「平均残業チェック一覧」も、超過レベルによって背景色が変化し、超過者の絞り込みやソート順を指定することが出来るため、一目で分かりやすい画面表示となっています。またCSVでデータ出力することも可能です。
詳細な使い方について下記をご参照ください。
36協定チェック一覧の機能について教えてください
３．勤怠アラート機能
勤怠アラート機能には「通常アラート」「振休アラート」「有休取得アラート」の３つの機能が含まれます。設定を行いますと、夜間処理でアラートのチェックを行います。
‐通常アラート‐
「通常アラート」は特定の項目に対して、任意の条件値を設定することで、条件値に該当した場合に、管理者へアラート発信を行います。また条件値は「注意」と「警告」の2段階で設定が可能です。
設定は管理者画面の【設定＞運用マスタ＞勤怠アラート】から行います。
図８ 勤怠アラート設定画面
アラート該当者がいれば管理者画面の「警告があります」から対象従業員を確認することができます。
図９ 管理者画面（アラート発生時）
‐振休アラート‐
「振休アラート」は振休ペア機能設定を用いて、指定された振休が取得されていない場合に、管理者へアラート発信を行います。
設定は管理者画面の【設定＞運用マスタ＞勤怠アラート】から行います。
図１０ 勤怠アラート設定画面
アラート該当者がいれば管理者画面の「警告があります」から対象従業員を確認することができます。
図１１ 管理者画面（アラート発生時）
‐有休取得アラート‐
「有休取得アラート」は、法令取得義務日数に対して任意の有休取得率を設定し、取得率が満たない場合に、管理者へアラート発信を行います。なお対象範囲は、有休が10日以上付与されているすべての従業員を対象としています。
設定は管理者画面の【設定＞運用マスタ＞勤怠アラート】から行います。
図１２ 勤怠アラート設定画面
アラート該当者がいれば管理者画面の「警告があります」から対象従業員を確認することができます。
図１３ 管理者画面（アラート発生時）
４．メール送信設定
メール送信設定を行いますと、管理者や従業員へアラートメールを送信することが可能です。アラートメールの一例をご紹介します。
‐36協定チェック_月度残業時間アラートメール‐
図１４ 管理者向け
図１５ 従業員向け
‐通常アラート‐
図１６ 管理者向け
図１７ 従業員向け
‐有休取得アラートメール‐
図１８ 管理者向け
図１９ 従業員向け
毎日勤労の獅子にログインすることがなくても、管理者や従業員へアラートメールを送信することで、日常的に確認することができ、気付きや残業抑止につながります。
５．おわりに
ここまでお読みいただきありがとうございました。「注意喚起オプション」は「勤労の獅子」ユーザーの中で、数多くご契約いただいているオプションでもあり、お客様の関心度も年々増加傾向にあります。
「注意喚起オプション」はオプションのご契約が必要です。ご興味がありましたらサポートサービス窓口までお問合せください。価格につきましては、弊社営業または販売店までお問合せください。
最後になりますが、「勤労の獅子」は法改正への対応はもちろん、お客様からのご要望を反映させ、よりお客様の笑顔につながるサービス提供を継続して行ってまいります。
今後とも「勤労の獅子」をよろしくお願いいたします。